Entenda a importância da Declaração de Beneficiário Final (DBF) para as empresas brasileiras e como essa obrigação tributária assegura transparência e combate à lavagem de dinheiro. Descubra quem deve apresentar a declaração, quais informações são necessárias e as consequências do descumprimento. Este guia prático é essencial para empresários e gestores que buscam estar em conformidade com a legislação vigente.

A Declaração de Beneficiário Final representa uma obrigação tributária fundamental para empresas brasileiras, estabelecida pela Receita Federal como instrumento de transparência e combate à lavagem de dinheiro. Esta declaração visa identificar as pessoas físicas que, em última instância, possuem, controlam ou influenciam significativamente uma pessoa jurídica.

O que é a Declaração de Beneficiário Final

A Declaração de Beneficiário Final (DBF) é um documento que deve ser apresentado anualmente à Receita Federal, identificando as pessoas físicas que exercem controle efetivo sobre uma empresa. O conceito de beneficiário final abrange não apenas os sócios majoritários, mas também aqueles que exercem influência significativa nas decisões empresariais, mesmo que não possuam participação direta no capital social.

Esta obrigação foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018 e integra as medidas de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, alinhando o Brasil aos padrões internacionais de transparência empresarial estabelecidos pelo GAFI (Grupo de Ação Financeira Internacional).

Quem deve apresentar

A obrigatoriedade de apresentação da DBF recai sobre pessoas jurídicas de direito privado, incluindo empresas limitadas, sociedades anônimas, cooperativas e fundações privadas. Ficam dispensadas dessa obrigação as empresas públicas, sociedades de economia mista, autarquias e fundações públicas.

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional também estão sujeitas a esta declaração, não havendo diferenciação por regime tributário. A responsabilidade pela apresentação recai sobre o representante legal da empresa, que deve garantir a veracidade e completude das informações prestadas.

Informações que devem constar

A declaração deve conter dados completos dos beneficiários finais, incluindo nome completo, CPF, data de nascimento, nacionalidade e forma de controle exercido sobre a empresa. É necessário especificar se o controle é direto ou indireto, bem como o percentual de participação no capital social quando aplicável.

Para casos de controle indireto, deve-se detalhar a cadeia de participações que culmina no controle efetivo, incluindo todas as pessoas jurídicas intermediárias. Quando não há beneficiário final identificável pelos critérios de participação no capital, devem ser informados os administradores da empresa que exercem poderes de gestão.

Prazos para entrega

O prazo para apresentação da Declaração de Beneficiário Final coincide com o cronograma da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ). Para o ano-calendário de 2023, as empresas tributadas pelo lucro real, lucro presumido ou arbitrado devem apresentar a declaração até 31 de maio de 2024.

Empresas optantes pelo Simples Nacional seguem cronograma específico, geralmente com prazo estendido até 30 de junho. O não cumprimento desses prazos resulta em multa que varia conforme o porte da empresa e o atraso na entrega.

Consequências do não cumprimento

O descumprimento da obrigação de apresentar a DBF sujeita a empresa à multa de R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, limitada a 20% do capital social da empresa, com valor mínimo de R$ 1.500,00. Esta penalidade é aplicada independentemente da existência de imposto devido.

Além das sanções pecuniárias, a falta de apresentação da declaração pode resultar na inscrição da empresa em dívida ativa da União e na impossibilidade de obter certidões negativas de débitos federais. Em casos extremos, pode haver suspensão do CNPJ, impedindo o funcionamento regular da empresa.

Como preencher corretamente

O preenchimento da DBF deve ser realizado através do Programa Gerador da Declaração (PGD), disponibilizado pela Receita Federal em seu site oficial. O sistema exige certificado digital da empresa para acesso e transmissão das informações.

É fundamental manter documentação comprobatória das informações prestadas, incluindo contratos sociais, atas de reunião e outros documentos que evidenciem a estrutura de controle da empresa. A Receita Federal pode solicitar esses documentos em procedimentos de fiscalização.

Para empresas com estruturas societárias complexas, recomenda-se o auxílio de profissional contábil especializado, que pode orientar sobre a correta identificação dos beneficiários finais e o preenchimento adequado da declaração. A expertise profissional é especialmente importante para empresas com participações indiretas ou estruturas de controle não convencionais.

Principais mudanças e atualizações

As regras da DBF passaram por atualizações importantes nos últimos anos, especialmente no que se refere aos critérios de identificação do beneficiário final e às informações exigidas. A Instrução Normativa RFB nº 1.967/2019 trouxe esclarecimentos sobre situações específicas e aprimorou os procedimentos de declaração.

Recentemente, houve flexibilização para algumas situações envolvendo empresas familiares e holdings patrimoniais, com critérios mais claros para identificação do controle efetivo. Essas mudanças visam adequar a legislação brasileira às melhores práticas internacionais, mantendo o equilíbrio entre transparência e praticidade operacional.

A Receita Federal tem intensificado as ações de fiscalização relacionadas à DBF, utilizando cruzamento de dados com outras declarações e informações disponíveis em suas bases. Por isso, a precisão e consistência das informações prestadas são fundamentais para evitar questionamentos futuros.

Referências:

https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/declaracao-de-beneficiario-final-dbf
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/lei/l13506.htm
https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=94233