A RAIS em Atraso: Prazo Prorrogado até 8 de Agosto de 2025 para Regularização
O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) definiu uma nova data limite para a regularização das declarações pendentes da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Os empregadores terão até 8 de agosto de 2025 para enviar as declarações referentes aos anos-base de 1976 a 2022 que ainda não foram transmitidas, evitando assim possíveis penalidades administrativas.
Criada em 1975, a RAIS é um instrumento fundamental de controle e estatística do mercado de trabalho brasileiro. Mais que uma simples obrigação acessória, ela permite ao governo mapear o cenário trabalhista nacional, subsidiar políticas públicas e, principalmente, identificar os trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP.
Para as empresas em São Paulo, Rio de Janeiro e demais regiões do país, manter a RAIS em dia significa mais do que cumprir uma exigência legal – representa o compromisso com os direitos dos trabalhadores e com a transparência das relações de trabalho.
O não envio das informações impacta diretamente os funcionários, que podem ter o acesso ao Abono Salarial comprometido. Esse benefício, pago anualmente a trabalhadores formais com renda mensal de até dois salários mínimos, depende integralmente dos dados informados na RAIS. Sem esses registros, o trabalhador simplesmente não aparece na lista de beneficiários, prejudicando seu direito.
A regularização das declarações em atraso deve ser realizada exclusivamente pelo aplicativo GDRAIS Genérico, disponível para download no site oficial www.rais.gov.br. É importante destacar que esse procedimento se aplica apenas aos anos-base anteriores a 2023, uma vez que declarações mais recentes seguem procedimentos específicos conforme o grupo de enquadramento da empresa no eSocial.
Para realizar a transmissão corretamente, o empregador precisa:
- Baixar e instalar o aplicativo GDRAIS Genérico no portal oficial;
- Preparar os dados de cada ano-base pendente separadamente;
- Validar as informações no próprio sistema;
- Transmitir utilizando certificado digital válido.
O uso do certificado digital é obrigatório para todas as transmissões, inclusive para órgãos da Administração Pública. Essa medida garante a segurança e autenticidade das informações enviadas, prevenindo fraudes e inconsistências nos dados trabalhistas.
Quanto às penalidades, a legislação prevê multas para empresas que não cumprirem a obrigação de enviar a RAIS ou que apresentarem informações falsas. De acordo com a Portaria nº 1.127/2019, os valores variam conforme o número de empregados e o tempo de atraso, podendo ser agravados em caso de reincidência ou infração continuada. Vale ressaltar que o pagamento da multa não exime o empregador da obrigação de regularizar os dados.
Com a implementação gradual do eSocial, muitas empresas foram dispensadas de enviar a RAIS por meio do GDRAIS Genérico a partir de determinados anos-base. Os critérios de dispensa variam conforme o grupo de enquadramento:
- Grupos 1, 2, 3 e 4: envio permitido via GDRAIS até o ano-base 2018;
- Grupo 3: envio permitido até o ano-base 2021;
- Grupo 4: envio permitido até o ano-base 2022.
A partir do ano-base 2023, as informações são extraídas diretamente da base do eSocial para esses grupos, eliminando a necessidade de envio manual. Essa transição representa um avanço importante na desburocratização e simplificação das obrigações trabalhistas.
Estão obrigadas a entregar a RAIS em atraso todas as pessoas jurídicas com CNPJ ativo que mantiveram empregados sob regime CLT no período correspondente, incluindo empresas privadas, órgãos públicos e organizações do terceiro setor. A obrigação permanece mesmo para empresas atualmente inativas ou sem empregados, desde que tenham mantido vínculos empregatícios nos anos em questão.
Vale destacar que empregadores que já enviaram corretamente suas declarações no passado não precisam reenviar, exceto se houver necessidade de retificação de dados.
Além do impacto no Abono Salarial, a ausência de informações na RAIS pode gerar outros prejuízos aos trabalhadores. O documento serve como fonte oficial para comprovação de vínculos empregatícios em processos judiciais, aposentadorias e outros benefícios previdenciários. Por isso, manter as informações atualizadas é um dever legal e social das empresas.
Para facilitar o processo de regularização, o MTE disponibiliza diversos recursos e canais de suporte. No portal da RAIS (www.rais.gov.br), os empregadores podem:
- Consultar a situação de suas declarações;
- Baixar manuais de preenchimento e envio;
- Verificar o status das declarações já enviadas;
- Acessar canais de atendimento para suporte técnico.
Empresas que utilizam sistemas contábeis integrados devem verificar com seus fornecedores de software se há módulos de exportação de dados compatíveis com o GDRAIS, facilitando a transmissão correta das informações históricas.
Como boa prática contábil, recomendamos que as empresas e escritórios de contabilidade mantenham um controle rigoroso sobre as obrigações acessórias, especialmente em casos de alterações societárias, fusões, cisões ou encerramento de atividades. Um checklist periódico das obrigações pendentes pode evitar surpresas desagradáveis e multas desnecessárias.
Para garantir o envio correto e evitar sanções, sugerimos um checklist final:
- Verificar no portal da RAIS quais declarações estão pendentes;
- Reunir dados históricos dos funcionários para cada ano-base;
- Confirmar se a empresa está dispensada em algum período devido ao eSocial;
- Assegurar que o certificado digital está válido;
- Baixar a versão mais recente do GDRAIS Genérico;
- Validar as informações antes da transmissão;
- Guardar os protocolos e comprovantes de envio.
Regularizar as declarações da RAIS em atraso não é apenas uma questão de conformidade fiscal, mas um compromisso com a transparência e a responsabilidade social. O cumprimento dessa obrigação garante o acesso dos trabalhadores a benefícios importantes, permite ao governo formular políticas públicas mais eficazes e contribui para a segurança jurídica nas relações trabalhistas.
Referências:
https://www.contabeis.com.br/noticias/57948/rais-2024-tire-suas-duvidas-sobre-o-envio-da-declaracao/
https://www.serasaexperian.com.br/limpa-nome-online/blog/o-que-e-rais/
https://www.correiobraziliense.com.br/economia/2024/04/6813410-empregador-fique-atento-ao-prazo-da-rais-entrega-e-obrigatoria.html