A Importância da RAIS: Prazo Final para Regularização e Impactos para Empresas e Trabalhadores

Empregadores de todo o Brasil precisam ficar atentos ao prazo final para regularização da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) prorrogou até 8 de agosto de 2025 o prazo para que sejam entregues as declarações referentes aos anos-base de 1976 a 2022 que ainda não foram enviadas. Esta é uma oportunidade crucial para as empresas paulistas e de todo território nacional se regularizarem e evitarem sanções.

A RAIS representa um dos principais instrumentos de coleta de dados do setor trabalhista brasileiro, sendo fundamental para a elaboração de estatísticas e para subsidiar políticas públicas de emprego e renda. Desde sua criação em 1975, a declaração serve como base de informações para identificar trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP, além de fornecer dados precisos sobre o mercado formal de trabalho.

Para os gestores empresariais, especialmente de pequenos e médios negócios de São Paulo e outras regiões metropolitanas do país, é essencial compreender que a RAIS não é apenas uma obrigação burocrática. Ela constitui um importante mecanismo de proteção social aos trabalhadores, garantindo acesso a benefícios como o Abono Salarial, pago anualmente àqueles com renda mensal de até dois salários mínimos.

O processo de regularização das declarações em atraso deve ser realizado exclusivamente por meio do aplicativo GDRAIS Genérico, disponível para download no portal oficial da RAIS (www.rais.gov.br). Este aplicativo foi desenvolvido especificamente para transmissões de RAIS de anos-base anteriores a 2023, atendendo empresas de todos os portes e segmentos.

Para realizar a transmissão dos dados, é imprescindível o uso de certificado digital válido. Empresários e contadores precisam verificar a validade de seus certificados antes de iniciar o processo, evitando contratempos durante a regularização. O certificado digital é necessário inclusive para órgãos da Administração Pública, garantindo a segurança e autenticidade das informações prestadas.

Não cumprir esta obrigação pode resultar em sérias penalidades. De acordo com a legislação vigente, a omissão ou apresentação de informações falsas pode levar à lavratura de auto de infração e aplicação de multas significativas. O valor da penalidade varia conforme o número de empregados e o tempo de atraso, podendo ser agravado em caso de reincidência ou infração continuada, conforme previsto no artigo 25 da Portaria nº 1.127/2019.

Com a implementação do eSocial, houve mudanças importantes no processo declaratório da RAIS. Empregadores enquadrados neste sistema estão dispensados de enviar a RAIS por meio do GDRAIS Genérico a partir de determinados anos-base. Os critérios de dispensa seguem a seguinte distribuição:

  • Grupos 1, 2, 3 e 4: envio permitido via GDRAIS até o ano-base 2018;
  • Grupo 3: envio permitido até o ano-base 2021;
  • Grupo 4: envio permitido até o ano-base 2022.

A partir do ano-base 2023, as informações da RAIS desses grupos serão extraídas diretamente da base do eSocial, o que representa uma significativa simplificação do processo para empresas já adaptadas ao sistema unificado.

A obrigatoriedade de regularização abrange todas as empresas e entidades com CNPJ ativo que mantiveram empregados sob regime CLT durante os períodos em questão. Isso inclui desde microempreendedores individuais com funcionários até grandes corporações, passando por órgãos públicos e organizações do terceiro setor. Um aspecto importante a se destacar é que a obrigação se aplica mesmo nos casos em que a empresa esteja atualmente inativa ou sem empregados.

Para os trabalhadores brasileiros, a ausência de informações na RAIS tem consequências diretas e graves. Sem os dados corretamente registrados, o trabalhador pode ser excluído da lista de beneficiários do Abono Salarial, impactando diretamente sua renda anual. Além disso, a RAIS serve como fonte oficial de comprovação de vínculos empregatícios em processos judiciais, aposentadorias e outros benefícios previdenciários, sendo, portanto, um documento de extrema relevância para a garantia de direitos trabalhistas.

O MTE disponibiliza ferramentas para facilitar o processo de regularização. No portal oficial da RAIS, empregadores podem baixar o aplicativo necessário, consultar manuais detalhados de preenchimento e envio, verificar o status das declarações já transmitidas e acessar canais de atendimento para suporte técnico. Empresas que utilizam sistemas contábeis integrados devem verificar com seus desenvolvedores se há módulos de exportação de dados compatíveis com o GDRAIS, facilitando a transmissão correta das informações.

Para os escritórios de contabilidade, especialmente aqueles que atendem empresas em capitais como São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte, é fundamental adotar boas práticas na regularização de obrigações acessórias. Recomenda-se estabelecer um cronograma de verificação e envio, priorizar clientes com maior número de funcionários ou com histórico de irregularidades, e documentar todo o processo para evitar questionamentos futuros. A comunicação clara com os clientes sobre os prazos e as consequências do não cumprimento é essencial para garantir a conformidade.

Manter as declarações atualizadas traz diversas vantagens para as empresas brasileiras. Além de evitar multas e sanções, estar em dia com a RAIS demonstra comprometimento com a transparência e a responsabilidade social. Empresas regularizadas possuem maior segurança jurídica, evitam contingências trabalhistas e contribuem para a fidedignidade dos dados estatísticos nacionais, elementos cruciais para a formulação de políticas econômicas eficazes.

A entrega da RAIS em atraso não é apenas uma exigência legal, mas um compromisso com a transparência e com os direitos dos trabalhadores. O cumprimento dessa obrigação garante o acesso dos colaboradores a benefícios importantes, permite ao governo formular políticas públicas mais eficazes e contribui para a segurança jurídica nas relações trabalhistas em todo o território nacional.

Empregadores e escritórios contábeis devem manter controle rigoroso sobre as obrigações acessórias pendentes, especialmente em casos de alterações societárias, fusões, cisões ou encerramento de atividades. A data limite de 8 de agosto de 2025 representa uma oportunidade final para regularização sem agravamento de penalidades, e não deve ser negligenciada por nenhum gestor responsável.

Referências:

https://www.contabeis.com.br/noticias/71887/prazo-final-para-regularizar-rais-vai-ate-8-de-agosto/
https://www.contabeis.com.br/trabalhista/rais/
https://www.contabeis.com.br/tributario/pis/
https://www.rais.gov.br/sitio/index.jsf
https://www.contabeis.com.br/tecnologia/certificado-digital/
https://www.contabeis.com.br/trabalhista/esocial/
https://www.contabeis.com.br/tributario/cnpj/
https://www.contabeis.com.br/trabalhista/clt/
https://www.contabeis.com.br/contabil/contabilidade/