A regularização da RAIS é essencial para que os empregadores brasileiros garantam os direitos dos trabalhadores e evitem penalidades. Com o prazo final de 8 de agosto, é crucial que empresas regularizem declarações pendentes para assegurar benefícios como o Abono Salarial PIS/PASEP. Descubra como o GDRAIS Genérico pode simplificar esse processo e assegurar a conformidade com as obrigações legais.
A regularização da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) representa mais do que uma obrigação burocrática para os empregadores brasileiros. Este instrumento é fundamental para garantir que os trabalhadores tenham acesso aos seus direitos, especialmente o Abono Salarial PIS/PASEP, além de fornecer ao governo dados essenciais para a formulação de políticas públicas eficazes no mercado de trabalho.
A RAIS funciona como uma ponte entre empregadores e o sistema de proteção social brasileiro. Quando uma empresa deixa de enviar essas informações ou o faz de forma incorreta, compromete não apenas sua própria situação jurídica, mas também prejudica diretamente seus funcionários, que podem ficar sem acesso a benefícios aos quais têm direito.
O Ministério do Trabalho e Emprego estabeleceu 8 de agosto como prazo final para que empregadores regularizem as declarações pendentes dos anos-base de 1976 a 2022. Esta prorrogação oferece uma oportunidade valiosa para empresas que ainda não cumpriram essa obrigação, mas também representa o limite para evitar penalidades mais severas.
O prazo estendido até 8 de agosto não deve ser interpretado como uma flexibilização permanente das regras. Pelo contrário, indica a seriedade com que o MTE trata essa questão. Empregadores que não aproveitarem esta oportunidade enfrentarão multas que variam conforme o número de empregados e o tempo de atraso, podendo ser agravadas em casos de reincidência.
Para empresários e gestores, é crucial entender que este prazo se aplica exclusivamente às declarações em atraso de anos anteriores. As obrigações correntes permanecem com seus cronogramas normais, e a regularização das pendências não substitui o cumprimento das obrigações futuras.
A transmissão das declarações em atraso deve ser realizada exclusivamente através do GDRAIS Genérico, um aplicativo específico disponível no portal oficial da RAIS. Este sistema foi desenvolvido para processar informações de anos-base anteriores a 2023, oferecendo uma interface adequada para a regularização de dados históricos.
O processo de envio via GDRAIS Genérico exige alguns passos fundamentais. Primeiramente, o empregador deve fazer o download do aplicativo no site oficial www.rais.gov.br. Em seguida, é necessário possuir um certificado digital válido, pois toda transmissão deve ser autenticada digitalmente. O sistema permite a importação de dados de sistemas contábeis ou o preenchimento manual das informações.
Para empresas que utilizam sistemas integrados de gestão, é recomendável verificar com os desenvolvedores se existem módulos de exportação compatíveis com o GDRAIS. Esta funcionalidade pode simplificar significativamente o processo de transmissão, reduzindo erros e agilizando o cumprimento da obrigação.
A omissão no envio da RAIS ou a apresentação de informações falsas pode resultar na lavratura de auto de infração, com multas estabelecidas no artigo 25 da Portaria nº 1.127/2019. O valor das penalidades é calculado com base no número de empregados da empresa e no tempo de atraso na entrega.
É importante destacar que o pagamento da multa não exime o empregador da obrigação de regularizar os dados. Ou seja, mesmo após ser penalizado, a empresa ainda precisará enviar as informações corretas, o que pode gerar custos adicionais e complicações administrativas.
As penalidades podem ser agravadas em situações de reincidência ou quando caracterizada infração continuada. Por isso, empresas com histórico de atrasos devem dar atenção especial ao cumprimento dos prazos, buscando implementar controles internos que evitem futuras ocorrências.
A transição para o eSocial trouxe mudanças significativas nas obrigações relacionadas à RAIS. Empregadores enquadrados neste sistema estão dispensados de enviar a RAIS via GDRAIS Genérico a partir de determinados anos-base, conforme estabelecido na Portaria nº 1.127/2019.
Os critérios de dispensa seguem uma lógica de grupos e anos-base específicos. Grupos 1 e 2 do eSocial podem enviar via GDRAIS até o ano-base 2018. O Grupo 3 tem permissão até 2021, enquanto o Grupo 4 pode utilizar o sistema até 2022. A partir do ano-base 2023, as informações desses grupos são extraídas diretamente da base do eSocial.
Esta transição representa uma evolução importante na gestão de informações trabalhistas, eliminando duplicidades e modernizando os processos. No entanto, empregadores devem estar atentos às regras de transição para não incorrerem em omissão por interpretação inadequada das regras.
Estão obrigados a entregar a RAIS em atraso todos os empregadores com CNPJ ativo que mantiveram empregados sob regime CLT durante os anos-base em questão. Esta obrigação se estende a órgãos públicos, empresas privadas e organizações do terceiro setor, independentemente do porte ou setor de atividade.
A obrigatoriedade persiste mesmo nos casos em que a empresa esteja atualmente inativa ou sem empregados. Isso significa que empresas que encerraram suas atividades, mas não regularizaram as RAIS pendentes, permanecem com essa responsabilidade até o cumprimento da obrigação.
Empregadores que já enviaram as declarações corretamente no passado não precisam reenviar, exceto em situações que exijam retificação de dados. É recomendável consultar o portal da RAIS para verificar o status das declarações já transmitidas.
A ausência de informações da RAIS gera consequências diretas e significativas para os trabalhadores. O impacto mais visível ocorre no recebimento do Abono Salarial PIS/PASEP, benefício anual pago a trabalhadores formais com renda mensal de até dois salários mínimos.
Quando a empresa não declarou corretamente as informações do empregado na RAIS, ele pode ser excluído da lista de beneficiários do Abono Salarial, perdendo um direito fundamental. Esta situação é particularmente prejudicial para trabalhadores de menor renda, que dependem deste benefício como complemento importante de sua renda anual.
Além do Abono Salarial, a RAIS serve como fonte de comprovação de vínculos empregatícios em diversos contextos, incluindo processos judiciais, solicitações de aposentadoria e outros benefícios previdenciários. A ausência dessas informações pode complicar significativamente a vida do trabalhador quando ele precisa comprovar seu histórico laboral.
O Ministério do Trabalho e Emprego disponibiliza recursos abrangentes para orientar empregadores no processo de regularização. O portal oficial da RAIS oferece manuais detalhados de preenchimento, tutoriais de envio e canais de atendimento para suporte técnico.
Empregadores podem consultar o status de suas declarações diretamente no portal, verificando quais anos-base ainda precisam ser regularizados. O sistema também permite o download do GDRAIS Genérico e oferece orientações específicas para diferentes situações empresariais.
O MTE recomenda que empresas mantenham controle rigoroso sobre suas obrigações acessórias, especialmente durante processos de alterações societárias, fusões, cisões ou encerramento de atividades. Estas situações podem gerar confusão sobre responsabilidades, mas não eliminam a obrigação de regularizar pendências.
Além do cumprimento legal, a entrega correta da RAIS reflete o compromisso da empresa com a responsabilidade social e a transparência. Empresas que mantêm suas obrigações trabalhistas em dia demonstram seriedade na gestão e respeito aos direitos de seus funcionários.
Esta postura transparente contribui para a construção de um ambiente de trabalho mais confiável e pode influenciar positivamente a reputação da empresa no mercado. Trabalhadores valorizam empregadores que garantem o acesso a seus direitos, o que pode impactar na retenção de talentos e na produtividade.
A responsabilidade social também se estende ao impacto das informações corretas na formulação de políticas públicas. Dados fidedignos da RAIS permitem ao governo desenvolver programas mais eficazes de apoio ao trabalhador e ao mercado de trabalho.
Para empresas e escritórios contábeis, algumas práticas podem facilitar o processo de regularização da RAIS. Primeiramente, é fundamental realizar um levantamento completo das declarações pendentes, verificando todos os anos-base que precisam ser regularizados.
A organização da documentação é crucial para o processo. Empresas devem reunir folhas de pagamento, contratos de trabalho, registros de admissões e demissões, e outros documentos que comprovem as informações a serem declaradas. Esta preparação prévia acelera significativamente o preenchimento e reduz a probabilidade de erros.
Escritórios de contabilidade podem implementar rotinas específicas para identificar clientes com pendências na RAIS, oferecendo serviços proativos de regularização. Esta abordagem não apenas ajuda os clientes a cumprirem suas obrigações, mas também demonstra o valor agregado dos serviços contábeis.
A capacitação da equipe técnica é fundamental para lidar com as especificidades do GDRAIS Genérico. Contadores e técnicos devem estar familiarizados com o sistema e suas funcionalidades, permitindo um atendimento mais eficiente aos clientes.
É recomendável também estabelecer controles internos que evitem futuras omissões. Isso inclui calendários de obrigações acessórias, sistemas de alerta para prazos e procedimentos padronizados para o envio de declarações.
O prazo de 8 de agosto representa uma oportunidade única para empregadores regularizarem suas pendências com a RAIS de anos anteriores. O uso do GDRAIS Genérico, com certificado digital válido, é obrigatório para este processo. As consequências da omissão incluem multas significativas e, mais importante, prejudicam diretamente os trabalhadores no acesso a seus direitos.
A transição para o eSocial trouxe simplificações importantes, mas não elimina a necessidade de regularizar pendências anteriores. Empresas e contadores devem aproveitar este prazo para colocar em dia suas obrigações, demonstrando compromisso com a transparência e a responsabilidade social. O MTE oferece todos os recursos necessários para apoiar esse processo, cabendo aos empregadores a iniciativa de regularizar sua situação dentro do prazo estabelecido.
Referências
- https://www.contabeis.com.br/noticias/59685/rais-2023-empresas-tem-ate-hoje-para-declarar-veja-como-fazer/
- https://www.jornalcontabil.com.br/rais-como-fazer-a-declaracao-de-anos-anteriores/
- https://blog.pontomais.com.br/rais/